Ruokasali on vielä pimeä, mutta huomisen tulot on jo varmistettu. Ennakkotilaukset — sovitut noudot, lounastarjoilu naapuritoimistolle ja juhlapaketit — tuovat tulot tunneilla tai päivillä aikaisemmin. Kysyntää ei tarvitse odottaa siihen asti, että tilauksia alkaa tulla illalla; täytät jo maksetun suunnitelman.
Muutos vaikuttaa sekä talouteen että toimintaan. Ennakkomaksu vähentää poisjääntejä lähes olemattomiin ja tekee tilausten täyttämisestä järjestelmällistä ja ennakoitavaa. Heti palveltavat tilaukset tuovat tuloja tämänhetkisestä palvelusta; ennakkotilaukset tuovat tuloja suunnitellusta palvelusta.
Tulot ovat jo kirjattuina
Suurin etu on ennakoitavuus. Sen sijaan, että reagoisit jokaiseen saapuvaan tilaukseen, toteutat tunteja aiemmin laaditun suunnitelman — maksu on saatu, poisjääntejä on vähemmän ja keittiö tietää, mitä on tulossa. ”Katsotaan, kuinka kiireistä on” muuttuu muotoon ”tiedämme, mitä pitää tehdä”.
Määritä ennakkotilausten aikaraja
Ennakkotilaaminen ei ole vain kalenteri, vaan myös taloudellinen ennuste. Kolme asetusta määrittää sen: kuinka paljon aiemmin asiakkaat voivat varata — cateringille 30 päivää, perhepaketille ehkä 7 päivää; kuinka paljon valmisteluaikaa keittiö tarvitsee, jotta suuri tilaus ei tule yllätyksenä; ja milloin tilausten vastaanotto päättyy — tarkka hetki, jonka jälkeen uusia tilauksia ei hyväksytä ja työvuoron vaihto pysyy hallittuna. Oikein asetettuina nämä rajat tekevät ennakkotilauksista riskin sijaan työkalun.
Suunnitellut ostoskorit ovat suurempia
Ennakkotilausten ostoskorin arvo on yleensä suurempi kuin spontaaneissa tilauksissa. Etukäteen suunnittelevat asiakkaat lisäävät useammin lisukkeen, jälkiruoan tai premium-vaihtoehdon, koska hetken kiire puuttuu. Myyt ruoan lisäksi helppoutta ja varmuutta. Ennakkotilausten tiedot auttavat myös suunnittelemaan hankintoja, sulatusaikoja ja henkilöstöä tarkemmin — kunhan ennakko- ja nykyisissä tilauksissa käytetään samaa ruokalistaa, jotta et myy ruokaa, jota keittiö ei voi valmistaa kyseisenä päivänä.
7 yleisintä virhettä
- Kysyntä huomataan vasta palvelun aikana sen sijaan, että se varmistettaisiin etukäteen.
- Ennakkomaksua ei pyydetä — poisjääntejä on yhä paljon.
- Ennakkotilausikkunaa ei määritetä — suuret tilaukset yllättävät keittiön.
- Monimutkaisille tilauksille ei varata valmisteluaikaa.
- Tilausten takarajaa ei aseteta — työvuoron vaihto muuttuu stressaavaksi.
- Ennakkotilauksia ei sidota ruokalistaan — loppunutta annosta myydään edelleen.
- Suurempaa ennakkotilausten ostoskoria ei hyödynnetä.
Näin rakennat ennakkotilausten prosessin
Usein kysytyt kysymykset
Miksi ottaisin ennakkotilauksia, jos tarjoan jo välittömiä tilauksia?+
Miten estän ison tilauksen yllättämästä keittiötä?+
Ovatko ennakkotilausten ostoskorit todella suurempia?+
Mikä on ennakkotilausten suurin riski?+
Huomisen tulot, varmistettu tänään
Ennakkotilaukset kääntävät järjestyksen: sen sijaan, että selvittäisit kysynnän ruuhkassa, varmistat sen ruokasalin ollessa vielä pimeä. Varmistetut tulot, lähes olemattomat poisjäännit, suurempi ostoskori ja päivänsä tunteva keittiö — siinä on ero kiireeseen reagoimisen ja suunnitellun palvelun välillä. Seuraavaksi ennustetaan kysyntää, jota ei ole vielä tilattu.
